Excel und WhatsApp ersetzen: Workflow für Leichtathletik

Die meisten Leichtathletik-Vereine laufen über zwei Werkzeuge, die nie fürs Coaching gebaut wurden: eine Excel-Tabelle mit dem Trainingsplan und eine WhatsApp-Gruppe, in der alles andere passiert. Die Tabelle ist am Mittwoch veraltet, weil die Schnelligkeitseinheit vom Dienstag verschoben wurde. Im Gruppenchat steht das «Knie ist etwas empfindlich» einer Springerin zwischen einem Meme und einer Fahrgemeinschaftsfrage, und am Wochenende findet es niemand mehr. Kommunikation zwischen Coach und Athlet:innen im Verein ist kein Motivationsproblem. Es ist ein Ablaufproblem, und dieser Guide beschreibt einen Wochenablauf, der es löst.

Der Workflow hat fünf Schritte, jeder mit fester Zeit und festem Ort. Er funktioniert auf Papier, in einem geteilten Dokument oder in einer App. Entscheidend ist, dass Plan, Feedback und Körpernotizen an einem Ort landen, verknüpft mit der Einheit, zu der sie gehören.

Warum Excel und WhatsApp in einer Trainingsgruppe scheitern

Eine Sprint- und Sprunggruppe mit 20 Athlet:innen produziert jede Woche viele kleine Informationen: wer trainiert hat, wie hart es sich angefühlt hat, was wehgetan hat, wer eine Prüfung hat, wer am Samstag Wettkampf hat. Tabellen und Chats versagen dabei auf vorhersehbare Weise.

• Plan und Realität driften auseinander. Der Coach schreibt 6 × 150 m in die Tabelle, die Athletin macht 4, weil die Wade fest war, und die Tabelle erfährt es nie. Wochenbelastungen, die aus der Tabelle berechnet werden, sind Fiktion.
• Nachrichten haben keine Adresse. «War heute schwer» in einer Gruppe von 20 sagt nicht, welche Einheit, welcher Plan angepasst werden soll oder ob es schon erledigt ist.
• Schmerzen verschwinden. Der wichtigste Satz der Woche, «meine Achillessehne ist seit drei Tagen empfindlich», wird einmal im Chat geschrieben und scrollt weg. Drei Wochen später ist er ein Physiotermin.
• Niemand kann auswerten. Am Ende eines Blocks will der Coach wissen, was die Athlet:innen wirklich gemacht und wie sie es bewertet haben. Die Tabelle zeigt den Plan, der Chat zeigt Rauschen.
• Athlet:innen bekommen dreissig Benachrichtigungen pro Tag. Gruppenchats trainieren Athlet:innen darauf, ihr Handy zu ignorieren, inklusive der einen Nachricht, die wichtig war.

Nichts davon löst eine bessere Tabelle oder eine zweite WhatsApp-Gruppe. Gelöst wird es durch die Entscheidung, wo jede Information lebt.

Der Wochenablauf in fünf Schritten

Schritt 1: Sonntag, der Coach veröffentlicht die Woche

Der Coach schreibt die Woche pro Athlet:in oder Gruppe: Einheitstyp, Hauptinhalt, Absicht. «Dienstag: Schnelligkeit, 3 × 3 × 60 m aus dem Block, erste zehn Meter. Donnerstag: Tempo, 2 × 4 × 150 m bei 90 %.» Werfer:innen und Mittelstreckler:innen bekommen ihre eigene Version. Einmal veröffentlicht, am einen Ort, den alle öffnen, bis Sonntagabend.

Änderungen während der Woche werden am selben Ort gemacht, nicht im Chat angekündigt. Der Plan ist die einzige Wahrheit.

Schritt 2: Jeden Morgen checkt die Athletin ein

Vor dem Training trägt jede Athletin in etwa 60 Sekunden fünf Dinge ein: Schlaf, Muskelkater, Stimmung, Schmerzen und eine Notiz. Die genauen Felder stehen im Trainingstagebuch-Guide. Das ist der Kontext, den der Coach vor der Einheit braucht, und er ersetzt die «Wie geht es euch»-Runde auf der Bahn, die nie eine ehrliche Antwort bekommt.

Schritt 3: Nach jeder Einheit gibt die Athletin strukturiertes Feedback

Vier Zeilen: Einheit und Ziel, RPE und Dauer, was sich verändert hat, Readiness für die nächste Einheit. Das Format steht in So antworten Athlet:innen auf «Wie war das Training?». Verknüpft mit der Einheit im Plan, nicht an eine Gruppe geschickt.

Das ist es, was Plan und Realität zusammenbringt. Die 6 × 150 m, die zu 4 × 150 m wurden, sind jetzt erfasst, mit Grund.

Schritt 4: Jeden Abend sichtet der Coach in fünf Minuten

Der Coach liest die Check-ins und das Einheitsfeedback des Tages, sortiert nach Readiness. Grüne mit normalem Load bekommen einen Blick. Gelbe bekommen eine kurze Antwort im Einheitsfaden: «Lass am Donnerstag die 150er weg, mach die Blockstarts, und wir schauen danach die Wade an.» Rote bekommen einen Anruf oder ein Gespräch bei der nächsten Einheit.

Fünf Minuten für 20 Athlet:innen sind realistisch, wenn die Information strukturiert und an einem Ort ist. Unmöglich sind sie, wenn sie über eine Tabelle und einen Chat verteilt ist.

Schritt 5: Freitag, der Coach liest die Woche

Fünfzehn Minuten mit der Wochenbelastung pro Athlet:in, den Schlaf- und Muskelkatertrends und den Schmerznotizen. Hier zeigt sich ein Belastungssprung von 2000 auf 3100 Einheiten, bevor er zum Problem wird, und hier bekommt der Plan der nächsten Woche seine Anpassungen. Der ACWR-Guide erklärt, wie du diese Trends liest.

Was im Gruppenchat bleibt

Der Gruppenchat verschwindet nicht. Er bekommt eine engere Aufgabe: Logistik und Vereinsleben. Fahrgemeinschaften, Wettkampfmeldungen, ein Foto vom Samstag, die Erinnerung, dass die Bahn am Montag gesperrt ist. Was den Chat verlässt, ist alles, was zum Training einer einzelnen Athletin gehört: Pläne, Feedback, Schmerzen, Readiness. Ein Satz an die Gruppe zu Beginn macht das klar: «Trainingsfragen und wie es euch geht kommen ins Tagebuch, alles andere bleibt hier.»

Die Einführung im Verein

• Mit einer Trainingsgruppe beginnen. Der Coach, der es am meisten will, fährt es vier Wochen. Erfolg verbreitet sich schneller als eine vereinsweite Ankündigung.
• Einen Schritt pro Woche einführen. Woche eins der Plan an einem Ort. Woche zwei der Morgen-Check-in. Woche drei das Einheitsfeedback. Woche vier die Freitagsauswertung. Alles auf einmal ist der Weg, auf dem Einführungen sterben.
• Erklären, was jeder Schritt der Athletin bringt. Weniger Benachrichtigungen, ein Plan, der immer aktuell ist, und ein Coach, der schon vor der Einheit von der empfindlichen Achillessehne weiss.
• Sichtbar machen. Wenn der Coach im Einheitsfaden auf ein Gelb antwortet, beweist sich das ganze System. Athlet:innen tragen weiter ein, wenn das Eintragen verändert, was auf der Bahn passiert.

Häufige Fehler

• Den neuen Workflow und den alten Chat für Trainingsfragen parallel laufen lassen. Die Information teilt sich auf, und das neue System verliert.
• Den Plan an zwei Orten leben lassen. Wenn die Tabelle noch existiert, ist sie diejenige, die veraltet.
• Check-ins nur lesen, wenn etwas schiefgeht. Die fünf Minuten am Abend sind die Gewohnheit, die das Erfassen überhaupt lohnend macht.
• Morgens mehr als fünf Felder verlangen. Die Ausfüllquote bricht nach 60 Sekunden ein.

So hilft Athlog

Athlog wurde für Leichtathletik-Vereine entwickelt, die genau mit dieser Kombination gearbeitet haben, Tabelle plus Gruppenchat, und einen Ort statt zwei wollten. Der Coach plant Einheiten pro Athlet:in oder Gruppe, Athlet:innen checken ein und geben Einheitsfeedback, und der Coach sieht die ganze Trainingsgruppe sortiert nach dem, was Aufmerksamkeit braucht.

• Trainingspläne mit Vorlagen und Gruppenfunktionen, an einem Ort geändert
• Tägliche Check-ins und Einheitsfeedback direkt an der geplanten Einheit
• Gruppenübersicht mit Belastung, Readiness und Schmerzsignalen pro Athlet:in
• Kommentarfäden pro Einheit statt Chat-Scrollen

Das ganze Setup für Vereine siehst du auf der Athlog-Seite zur Leichtathletik.

Häufige Fragen

Müssen wir WhatsApp komplett aufgeben?

Nein. Behaltet es für Logistik und Vereinsleben. Was den Chat verlassen sollte, ist alles, was das Training einer einzelnen Athletin betrifft, weil ein Chat eine Nachricht nicht an eine Einheit oder die Historie einer Person hängen kann. Die meisten Vereine stellen fest, dass der Chat ruhiger und nützlicher wird, sobald das Trainingsthema auszieht.

Was ist mit Athlet:innen, die sich weigern einzutragen?

Kürze den Eintrag, zeig ihnen, dass er Entscheidungen verändert, und bitte um 14 Tage statt um immer. Die üblichen Gründe sind ein Eintrag, der zu lange dauert, oder ein Coach, der sich nie darauf bezieht. Eine Athletin, die «deine Wade war am Dienstag gelb, also ist der Donnerstag angepasst» liest, fängt an einzutragen.

Funktioniert das für einen ehrenamtlichen Coach mit zwei Abenden pro Woche?

Ja, und es spart Zeit, statt welche zu kosten. Der Sonntagsplan dauert mit Vorlagen 20 Minuten, die Abendsichtung 5, die Freitagslektüre 15. Ersetzt wird die Zeit, in der im Chat Updates hinterhergefragt und Pläne erneut verschickt werden.

Wie lange dauert es, bis der Verein einen Unterschied sieht?

Schon die erste Woche beseitigt die «Wo ist der Plan»-Nachrichten. Nach vier Wochen hat der Coach Belastungstrends pro Woche und eine Schmerzhistorie pro Athlet:in, und ab da beginnen sich Planungsentscheidungen zu verändern.

Das Wichtigste in Kürze

• Wähle eine Trainingsgruppe und einen Ort für den Plan. Veröffentliche dort bis Sonntag die Einheiten der nächsten Woche.
• Sag der Gruppe, welche Nachrichten im Chat bleiben und welche ins Tagebuch gehören.
• Führe am Montag den 60-Sekunden-Check-in am Morgen ein.
• Antworte auf jedes Gelb im Einheitsfaden mit einer konkreten Änderung.
• Blockiere am Freitag 15 Minuten, um die Woche zu lesen, bevor du die nächste planst.